Pesanan WhatsApp diketik ulang? Begini mencatatnya otomatis ke Google Sheets
Pesanan WhatsApp bisa masuk ke Google Sheets otomatis lewat Google Form, tanpa ketik ulang. Ini langkah gratisnya dan kapan perlu otomasi lebih jauh.
Cara paling sederhana mencatat pesanan WhatsApp otomatis ke Google Sheets adalah mengirim tautan Google Form (formulir isian online) ke pembeli, lalu menautkan form itu ke Google Sheets. Setiap pesanan yang diisi langsung menjadi satu baris baru di Sheet, dan Anda bisa diberi tahu lewat email. Caranya cukup memakai akun Google, tanpa aplikasi berbayar, dan pembeli tetap memulai pesanan dari WhatsApp.
Kapan pesanan WhatsApp perlu dicatat otomatis?
Pencatatan otomatis layak dipakai saat pesanan yang masuk sudah sulit diingat dan diketik ulang satu per satu. Tandanya biasanya muncul bersamaan:
- Pesanan tenggelam di antara chat lain, dan baru ketahuan saat pembeli menagih.
- Anda atau karyawan mengetik ulang nama, produk, dan alamat ke buku atau spreadsheet.
- Jumlah pesanan di catatan berbeda dengan barang yang sudah keluar.
- Rekap akhir minggu bergantung pada satu orang yang paham cara mencatatnya.
Jika dua tanda atau lebih terasa dekat, mulai dari langkah di bawah. Setelah pesanan terkumpul rapi di satu tempat, Anda bisa melanjutkannya menjadi dashboard penjualan di Google Sheets.
Bagaimana langkah membuat pesanan WhatsApp masuk ke Google Sheets?
Polanya: pembeli mengisi form, form menulis ke Sheet. Anda tidak perlu mengetik apa pun setelah pengaturan awal selesai.
Buat Google Form dengan pertanyaan yang sama seperti yang biasa Anda tanyakan di chat: nama, produk, jumlah, alamat atau tanggal ambil, dan catatan.
Buka tab Responses (Tanggapan), lalu tautkan ke Google Sheets. Google membuat satu spreadsheet yang terisi sendiri setiap ada isian baru, seperti dijelaskan di pusat bantuan Google Forms.
Salin tautan form, lalu simpan sebagai pesan siap pakai di WhatsApp Business (disebut balasan cepat) supaya mudah dikirim.
Kirim tautan itu saat pembeli bertanya cara memesan.
Isi satu pesanan percobaan sendiri, lalu pastikan barisnya muncul di Sheet dengan benar.
Kolom di Sheet mengikuti pertanyaan di form, jadi susun pertanyaan sesuai kolom yang Anda perlukan untuk rekap. Form yang sama juga bisa dipasang di halaman website sederhana lewat opsi kode sematan (embed) di menu form.
Bagaimana supaya saya langsung tahu ada pesanan baru?
Aktifkan notifikasi email di Google Form. Buka tab Responses, tekan menu titik tiga (More), lalu pilih opsi notifikasi email untuk tanggapan baru. Langkah ini juga tercantum di pusat bantuan Google, dan tulisan menunya menyesuaikan bahasa akun Anda. Setelah aktif, setiap isian baru mengirim satu email ke akun pemilik form.
Ada dua batasan yang perlu diketahui. Pertama, notifikasinya berupa email, bukan pesan WhatsApp. Kedua, notifikasi bawaan mengarah ke pemilik form; Google menyebut add-on Form notifications untuk opsi pemberitahuan yang lebih lengkap. Karena email bisa masuk ke folder spam, kirim satu pesanan percobaan di awal dan periksa apakah emailnya sampai. Sebagai pemeriksaan kedua, biasakan membuka Sheet sebentar sebelum tutup.
Apa yang bisa dilakukan WhatsApp Business secara otomatis?
Aplikasi WhatsApp Business punya tiga alat bawaan: pesan sambutan (greeting message) dan pesan di luar jam kerja (away message) yang terkirim otomatis, serta balasan cepat (quick replies) yang tetap harus Anda kirim sendiri. Ketiganya tidak membaca isi pertanyaan pembeli, sehingga tidak bisa mencatat pesanan.
Peran terbaiknya adalah mengarahkan pembeli. Letakkan tautan form di pesan sambutan agar pembeli baru langsung tahu cara memesan, dan pakai balasan cepat untuk pertanyaan yang berulang, seperti jam buka atau ongkos kirim. Pencatatan tetap dikerjakan oleh form dan Sheet, bukan oleh pesan otomatis.
Kapan perlu otomasi yang lebih jauh dari Google Form?
Perlu, jika Anda ingin pembeli menerima konfirmasi otomatis lewat WhatsApp, pengingat jadwal atau tagihan, atau data dari beberapa sumber digabung ke satu Sheet. Pesan WhatsApp yang dikirim otomatis berjalan lewat WhatsApp Business Platform, jalur untuk bisnis yang biasanya dipakai lewat penyedia layanan. Jalur ini punya biaya kirim pesan dan ketentuan tersendiri, jadi periksa dulu sebelum memulai. Gambaran tahapan otomasi dari yang paling sederhana sampai yang berbayar ada di panduan otomasi usaha kecil.
Tiga hal perlu dijaga:
- Kirim hanya ke pelanggan yang sudah setuju menerima pesan, agar nomor Anda tidak mudah dilaporkan atau diblokir.
- Atur jumlah dan waktu kirim secara wajar, dan jangan mengulang pesan ke orang yang tidak membalas.
- Pastikan ada pemberitahuan saat otomasi gagal, supaya pesanan tidak hilang diam-diam.
Untuk alur seperti ini, jasa otomasi WhatsApp, email, dan form bisa menyusunnya dari alat yang sudah Anda pakai.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah pembeli perlu akun Google untuk mengisi form?
Tidak, selama Anda tidak mengaktifkan opsi yang mewajibkan login, seperti pengumpulan alamat email terverifikasi. Pembeli cukup membuka tautan dari HP lalu mengisi. Kalau Anda ingin tahu siapa yang memesan, cukup tambahkan pertanyaan nama dan nomor WhatsApp di form, jadi pembeli tidak perlu masuk dengan akun apa pun.
Bagaimana kalau pembeli tetap mau memesan lewat chat?
Tidak masalah. Karyawan atau Anda bisa membuka form yang sama dari HP dan mengisinya atas nama pembeli sambil membaca chat. Hasilnya tetap masuk ke Sheet yang sama dengan pesanan yang diisi sendiri oleh pembeli, sehingga rekap tidak terpecah. Yang berubah hanya siapa yang mengetik, bukan tempat datanya terkumpul.
Apakah data pembeli di Google Sheets aman?
Aman jika pengaturannya rapi. Simpan form dan Sheet di akun Google milik usaha, bukan akun pribadi karyawan, lalu beri akses ubah hanya kepada orang yang perlu. Minta data seperlunya saja: nama, produk, jumlah, dan alamat bila ada pengiriman. Hindari membagikan tautan Sheet secara terbuka, dan periksa daftar orang yang punya akses secara berkala.
Masalah seperti ini ditangani Pawang Otomasi
Kerja berulang dikerjakan sendiri.